Romass is gespecialiseerd in de herstelling en het onderhoud van garagepoorten voor bedrijven en particulieren. Ze kiezen er heel bewust voor om met eigen monteurs te werken. Zo garanderen ze een uitstekende service. Voor boekhouding en facturering rekent Romass op de software van Exact Online. Bedrijfsstrategieanalist Maikel Brouwer realiseerde zich dat de automatisatie van het papierwerk, de monteurs én de planners, de efficiëntie zou verhogen. Kon die administratie trouwens ook niet via Exact verlopen? Dat bracht hem bij Odyssee Field Service. Buitendienstsoftware die automatisch geconnecteerd kan worden met Exact, wat data-uitwisseling mogelijk maakt. Pérfect teamwork tussen Exact en Odyssee Service. “Door de twee online met elkaar te connecteren, groeide de kwaliteit van onze dienstverlening aanzienlijk. We werken nu een pak sneller én efficiënter.”
“Als je twee systemen met elkaar wilt laten communiceren, verwacht je wat kinderziektes voor alles op punt staat, maar het hele proces verliep verrassend vlot.”
Maikel Brouwer
Group Managing Director
Integratie met Exact Online
Een van Romass’ vereisten was de synchronisatie met hun ERP-systeem, Exact Online. Want data zoals klanten, mensen, onderdelen en prijzen beheren ze in Exact. Werkorders, planning en buitendienstoperaties met Odyssee Field Service. Door deze twee met elkaar te connecteren via de Odyssee-connector, nam het hele synchronisatieproces minder dan twee minuten in beslag. Van de eerste werkbon tot de laatste factuur: de integratie werd perfect geregeld en geautomatiseerd.
“Dit bespaart ons enorm veel werk. Onze klanten profiteren nu van een transparantere en efficiëntere dienstverlening”, zegt Maikel. De Romass-monteurs registreren alles nu rechtstreeks in de Odyssee Field Service-app. Zodra de klant het werkorder op de tablet ondertekent, stromen de details onmiddellijk naar Exact door. Klaar voor de facturatie. “Iedereen is enthousiast en het bespaarde ons echt hopen tijd”, oppert Maikel.
Ontbrekend onderdeel? Geen punt!
Soms zijn monteurs al op de site, als ze zich realiseren dat er een stuk ontbreekt om een installatie te herstellen. Daarop volgt een administratieve rompslomp met telefoontjes, e-mails en een stapel papierwerk. Van de monteur naar de klant naar de backoffice – die op zijn beurt de leverancier moet contacteren.
Gevolg? Onnodige vertragingen, foutieve orders en onvolledige facturen. Want men vergat bepaalde zaken eenvoudigweg te factureren. Dat is volledig veranderd. Met de Odyssee Field Service-app plaatsen monteurs nu rechtstreeks bestellingen gelinkt aan de werkorders en klanten. Alle gegevens worden nauwkeurig opgesomd en zijn onmiddellijk beschikbaar voor de boekhouding en de interne dienst.
“Dankzij Odyssee Field Service communiceren we rechtstreeks en in real time met onze klanten.”
Maikel Brouwer
Group Managing Director
Meer communicatie, meer vertrouwen
“Met Odyssee Field Service communiceren we in real time met onze klanten.”
Op basis van bepaalde triggers, krijgen klanten automatisch een bevestiging van werkzaamheden, afspraken of goedgekeurde servicerapporten in hun mailbox. “Dat lijken misschien details, maar het boezemt onze klanten ongelooflijk veel vertrouwen in”, jubelt Maikel.
“Binnen twee weken waren we al up and running. Zelfs onze training zat er al op. Ongelooflijk voor een applicatie met zoveel impact op onze activiteiten.”
Maikel Brouwer
Group Managing Director
Van het prille begin tot de eerste factuur in amper twee weken tijd
Toen Romass zich bij Odyssee Field Service aansloot, schreven ze zich ook in voor een aantal trainingssessies. We lieten hen eerst de app configureren volgens hun behoeftes. Daarna kon het oefenen beginnen.
“We pakten dit stap voor stap aan: de app is extreem gebruiksvriendelijk. Omdat het voor veel monteurs een volledig nieuwe manier van werken was, vond ik het belangrijk dat ook zij de training in tweede instantie zouden krijgen. Nu werken die mensen supergraag met de app op hun tablet. Dankzij de training en de Odyssee-coachinghelpdesk zijn ze snel aan de slag gegaan met de app. In feite waren we operationeel binnen twee weken, inclusief de training zelf. Ongelooflijk voor een applicatie met zoveel impact op onze activiteiten.”
