Dimix is een groothandelaar in de grafische sector. Voor hun klanten zijn ze een ervaren en betrokken totaalpartner, die hun uitdagingen centraal stelt. Ze leveren gespecialiseerde printoplossingen en gerelateerde diensten aan signalisatie- en reclameproductiebedrijven, specialisten in visuele communicatie en laminering, fotolabo’s, copycentra en vele andere.
Ook industriële klanten die op groot formaat willen printen of objecten willen laten bedrukken, vinden meer en meer de weg naar Dimix.
Naast apparatuur bij hun klanten installeren, begeleiden ze hen ook met de nodige uitleg en neemt Dimix ook het onderhoud voor zijn rekening.
“Een derde van onze activiteiten bestaat uit diensten. Onderhoud maakt daarvan een heel belangrijk deel uit. Op dat vlak zijn we enorm gegroeid.”
Lars Vreeke
CEO AND STICHTER
Rond 2015-2016 kende Dimix een opmerkelijke groei. Hoewel nieuwe klanten hen initieel niet als een dienstverlenend bedrijf beschouwden, leverde hun buitendienst een derde van de omzet op.
“Een derde van onze activiteiten bestaat uit diensten. ‘Onderhoud’ is een belangrijk onderdeel. Op dat vlak zijn we enorm gegroeid”, zegt Lars Vreeke, CEO en stichter van Dimix. “Goede service is even belangrijk voor onze klanten. Het werd tijd dat we ons bedrijf herdefinieerden als ‘externe dienstverlener’. De juiste buitendienstsoftware vinden, was deel van die oefening.”
Behoeften
Sinds duidelijk werd dat de buitendienst een belangrijke rol speelt, sloeg Dimix aan het optimaliseren. De eerste stap? Elimineren van papierwerk. Ten tweede: nauwkeuriger inplannen en werken. En daarna: hun ERP-software, Exact Online, integreren in het proces.
“Overschakelen van papieren werkorders naar een automatisch systeem zoals Odyssee, is een behoorlijk grote stap.”
Lars Vreeke
CEO EN STICHTER
Voordelen
Die eerste stap was wellicht de meest ingrijpende transformatie voor Dimix: overschakelen van papieren naar digitale werkorders. Van een planning in Excel naar een automatisch dashboard. Toch waren ze al in enkele weken up and running. De monteurs konden zich eenvoudigweg niet voorstellen dat ze dat vroeger allemaal op papier deden.
De Odyssee Field Service-app biedt monteurs een gedetailleerd overzicht van álle materialen. Inclusief de opmerkingen van collega-monteurs uit eerdere werkorders. Dankzij deze waardevolle info ging hun kwaliteit crescendo en herstellen ze nu meer items tijdens een eerste interventie. Ook de klantentevredenheid steeg, waardoor ze vandaag meer contracten verzilveren.
“Wij stamden nog uit de tijd van papieren werkorders. Vandaag opereren we volautomatisch.”
Lars Vreeke
CEO EN STICHTER
Dankzij de automatische planningstool, plannen planners accurater. Misschien nog belangrijker? Klanten worden nu tijdig en automatisch geïnformeerd over de status van hun telefonische aanvraag. Gevolg? Minder oproepen van klanten die bellen om te informeren wanneer een monteur langskomt.
Een andere vereiste was de integratie van Exact Online, een bekend ERP-pakket in de Benelux. Klanten, contacten en onderdelen worden nu automatisch gesynchroniseerd met Odyssee Field Service. En zodra een werkorder is voltooid, is de factuur beschikbaar in Exact Online. Vroeger moesten ze daarin alles manueel ingeven. Die rompslomp is over and out. Er is nu méér tijd voor klantenrelaties en follow-up van de facturatie.
Enkele jaren later …
De buitendienst van Dimix sterkte de voorbije jaren flink aan. Geleidelijk aan implementeerden ze meer Odyssee-diensten, zoals voor stockbeheer. Zo krikten ze hun first time fix-percentage op. Monteurs zien in één oogopslag welke onderdelen (voor een specifiek werkorder) ontbreken, wat nog in voorraad is én wat in andere magazijnen of bij collega’s ligt. Als ze dan in de buurt zijn, pikken ze dat zo op. Gebruikte onderdelen geven ze ook live door via Exact Online. Zo leveren ze just in time en daalt de gemiddelde reparatietijd.
Dimix had ook complexe onderhouds- en herstelsystemen, die veel tijd in beslag namen.
“Het klopt dat we heel complexe – en ook heel eenvoudige – systemen hebben. Sommige onderhoudstaken vergen veel tijd, maar vormen een belangrijk onderdeel van onze activiteiten.”
Lars Vreeke
ceo and founder
Iets vergeten was snel gebeurd. Daarom installeerde Dimix ook de Odyssee-helpdeskmodule. Telefonische aanvragen gebeuren nu langs deze weg. Elke aanvraag krijgt een ticket en een planning. Vraagt de klant een offerte? Een goedkeuring? Of wacht hij op nieuwe onderdelen? Dat is handig om te weten. Sommige tickets handelen ze een-twee-drie af, andere vereisen een interventie op locatie en worden werkorders.
Ze installeerden ook het klantenportaal, waar klanten zélf tickets aanmaken. Die zijn dan al automatisch gelinkt aan de juiste onderdelen, als ze daarvoor kiezen.
“Dankzij de efficiëntie en winst die we met Odyssee realiseren, verzetten we meer werk met dezelfde middelen. Zo blijven we rendabel in een competitieve markt.”
Lars Vreeke
CEO EN STICHTER
Wat brengt de toekomst?
Dalende winstpercentages zijn trending. Mensen willen niet langer betalen voor diensten. Sommige bedrijven werken daarom onder de prijs en bieden hun klanten ontzettend lage tarieven. Dimix moet daarmee de strijd aanbinden, terwijl ze zogezegd ‘duurder’ zijn. Dus moeten ze zich anders en tegelijkertijd als ‘extreem efficiënt’ profileren. “Wij hebben een aantal grote klanten – professionele spelers die hun producten in Nederland of België produceren. Zij verwachten dat wij 24/7 paraat staan”, zegt Lars Vreeke. “Dankzij de efficiëntie en winst die we met Odyssee realiseren, verzetten we meer werk met dezelfde middelen. Zo blijven we rendabel in een competitieve markt.”
